Nowości w systemie FLOTA

Szanowni Państwo

Chcielibyśmy przekazać Państwu informacje na temat nowości dostępnych w systemie Flota Rent oraz o nowych funkcjach, nad którymi aktualnie pracujemy.

Stale rozwijamy i ulepszamy system aby sprostać Państwa oczekiwaniom. Mamy nadzieję, że wprowadzone nowości będą dla Państwa interesujące.

Poniżej przedstawiamy szczegółowe informacje na ten temat. W przypadku zainteresowania którymkolwiek z poniższych punktów, prosimy o kontakt.

MODUŁY GOTOWE - DOSTĘPNE OD RĘKI

1. Moduł grupowego fakturowania klientów

W skrócie:

automatyzacja procesu fakturowania, oszczędność czasu

Stworzyliśmy moduł grupowego, zbiorczego fakturowania wszystkich wynajmów. Teraz można za jednym razem wystawić wszystkie faktury za dany okres za wynajem na wszystkich klientów. Kreator grupowego fakturowania posiada moduł automatycznego generowania wiadomości email ? po utworzeniu faktur, każdy klient otrzymuje email z jego fakturą w załączniku.

picture

2. Integracja systemu Flota Rent ze stroną WWW wypożyczalni

Główne zalety:

lepsza obsługa zleceń od klientów, automatyzacja przepływu informacji

Nasi klienci używają stron www realizowanych przez różnych wykonawców. Stworzyliśmy narzędzia, które umożliwiają wykonawcom stron www zrealizowanie pełnej, automatycznej obsługi klientów w połączeniu z systemem Flota Rent.
Przygotowaliśmy dedykowane API "SOFTRA_RENT" do wymiany danych systemu Flota Rent ze stroną WWW wypożyczalni pojazdów. Dzięki temu strona internetowa na żywo komunikuje się z systemem Flota w zakresie np. dostępności pojazdów, cen za wynajem, faktu dokonania rezerwacji itp. "SOFTRA_RENT" jest gotową instrukcją dla firmy tworzącej stronę WWW. Do pakietu dołączamy wsparcie naszych specjalistów w ramach wdrożenia integracji, przetestowania i uruchomienia.

3. Integracja z brokerami

W skrócie:

usprawniony przepływ informacji z brokerami

Jeśli chcecie Państwo otrzymywać zamówienia na wynajem pojazdów za pośrednictwem międzynarodowych brokerów to umożliwi Wam to zbudowany przez nas mechanizm do wymiany danych z brokerami w zakresie pobierania i obsługi zleceń najmu. Mechanizm umożliwia obsługę zapytań na wynajem przesyłanych przez brokerów i ich obsługę w systemie Flota Rent. Obecnie system Flota jest zintegrowany z brokerami m.in. CarTrawler, Rentalcars.com. Pracujemy nad integracją z następnymi brokerami.

4. Uproszczone menu główne systemu Flota Rent

W skrócie:

większa przejrzystość, klarowność, intuicyjność, łatwiejsza praca, szybszy dostęp

Utworzyliśmy jeden główny pasek z ikonami szybkiego dostępu, co pozwala natychmiast odnaleźć najważniejsze moduły systemu. Wprowadziliśmy szereg zmian w menu głównym systemu. Widok zakładek został znacząco uproszczony i uporządkowany, aby korzystało się z niego wygodniej i bardziej intuicyjnie. Nazewnictwo etykiet w menu rozwijanym zostało poprawione i ujednolicone. Wszystkie zestawienia i analizy przeniesiono do jednej wspólnej zakładki "Raporty" z wyraźnym podziałem na rodzaje raportów.

picture

5. Moduł importu płatności za wystawione faktury bezpośrednio z wyciągu bankowego

W skrócie:

kontrola należności, raporty zaległości płatniczych, ostrzeżenia i alerty

W systemie Flota Rent można importować płatności za faktury bezpośrednio z wyciągów bankowych, zgodnych ze standardem MT940. Dzięki temu możliwy jest nadzór nad zaległościami płatniczymi, większa kontrola klientów, ostrzeżenia w systemie o zaleganiu z płatnościami, lepsze wykorzystanie modułu windykacji itp. W przypadku tworzenia rezerwacji dla klienta, który zalega z płatnościami, system Flota wyświetli komunikat ostrzegający z wysokością kwoty należnej do zapłaty.
Alternatywnie do wyciągu bankowego, możliwy jest import płatności z arkusza XLS zgodnego ze standardem Softra.

6. Weryfikacja wykorzystania pojazdów bez zlecenia w oparciu o GPS

W skrócie:

kontrola nadużyć wykorzystania pojazdów

Usprawniliśmy i rozszerzyliśmy zakres integracji systemu Flota z dostawcami GPS. Oprócz pobierania stanu licznika i stanu paliwa pojazdu (przy wydaniu i zdaniu) utworzyliśmy raport, który weryfikuje kartotekę wynajmów z danymi z GPS. Raport wychwytuje takie przypadki, gdzie np. system GPS wykazuje jazdę samochodu, a w kartotece najmu brak jest informacji o przejechanych km. Pozwala to wykryć potencjalne nadużycia w wykorzystywaniu samochodów przez pracowników wypożyczalni.

7. Dodatkowe możliwości weryfikacji kosztów w zależności od przebiegu

Główne zalety:

kontrola poprawności powiązania kosztów z przebiegiem

Częstym problemem w imporcie faktur od dostawców jest brak lub błędnie podany stan licznika na fakturze. Utrudnia to kontrolowanie kosztów w stosunku do przebiegu pojazdu. Wprowadziliśmy mechanizm, który na życzenie operatora, może opisać fakturę kosztową stanem licznika na podstawie GPS. Umożliwia to wykonywanie szeregu raportów w systemie Flota kontrolujących koszty w zależności od przebiegów aut.

picture

8. Lepsza komunikacja z klientami za pomocą SMS

Główne zalety:

lepsza komunikacja z klientami

Dodaliśmy możliwość automatycznego wysyłania SMS lub email wg ustalonych scenariuszy. Dzięki temu system Flota Rent bez udziału operatora, będzie informował klientów o różnych zdarzeniach, np.

  • przypomnienie o zbliżającym się terminie wydania pojazdu
  • przypomnienie o zbliżającym się terminie zdania pojazdu
  • przypomnienie o płatności za fakturę
  • potwierdzenie przyjęcia zamówienia
  • inne wg uzgodnień

9. Kontrola umów z dostawcami

Główne zalety:

lepsza kontrola kosztów leasingowych

Rozszerzyliśmy kontrolę kosztów ponoszonych z tytułu umów leasingowych z dostawcami. Podczas importu faktury za leasing, system będzie automatycznie ostrzegał, gdy kwota na fakturze jest niezgodna z kwotą na umowie leasingowej.

10. Aplikacja WWW do obsługi zamówień "Flota WEB"

Główne zalety:

więcej możliwości, dodatkowe kanały dostępu do systemu Flota

Jeśli Państwa wypożyczalnia współpracuje z klientami zamawiającymi często pojazdy, którzy wymagają skróconej ścieżki składania zamówień (firmy assistance, floty itd.) lub macie handlowców obsługujących klientów, którzy sa w ciągłym ruchu to Flota Web będzie dla nich dobrym narzędziem do składania zamówień i kontroli stanu ich realizacji zarówno przez telefon, tablet czy komputer.

Dodaliśmy nowe możliwości do aplikacji WWW Flota WEB, zintegrowanej z systemem Flota Rent. Obecnie aplikacja stanowi tzw. mini system do zarządzania wynajmem, umożliwiając dostęp do najważniejszych danych bez konieczności uruchamiania systemu Flota Rent.

Aplikacja przeznaczona jest dla:

  • klientów wypożyczalni wprowadzających zamówienia i rezerwacje (np. firmy assistance)
  • pracowników wypożyczalni zarządzających działem Rent a car
  • handlowców wprowadzających zamówienia i rezerwacje
  • kierowców wydających i odbierających pojazdy
  • głównych administratorów systemu Flota

Aktualne możliwości aplikacji Flota WEB:

  1. Wprowadzanie zamówień na klasę pojazdu
  2. Dostęp do listy aktualnych i archiwalnych zamówień
  3. Wprowadzenie rezerwacji na konkretny pojazd
  4. Dostęp do listy rezerwacji i wynajmów aktualnych i archiwalnych
  5. Grafik wynajmu pojazdów we wskazanym okresie, z możliwością rezerwacji konkretnego pojazdu
  6. Stan wynajmu pojazdów na dany dzień i godzinę, z możliwością rezerwacji konkretnego pojazdu
  7. Wprowadzenia faktu wydania i zdania pojazdu z generowaniem protokołu i umowy najmu
  8. Możliwość edycji rezerwacji, podglądu, wydłużenia lub anulowania
  9. Możliwość edycji wyceny najmu, dodawania opłat dodatkowych (np. foteliki, nawigacje itp.)
  10. Moduł wymiany notatek (tzw. "chat") z operatorem systemu Flota
  11. Moduł zarządzania dokumentami najmu (dodawanie i pobieranie załączników)
  12. Dopisywanie nowego klienta
  13. Mechanizm automatycznego wyboru pojazdu do zamówienia wg ustalonej logiki i skryptów
picture

11. Aplikacja mobilna eRENT ? nowa wersja

Główne zalety:

więcej możliwości przez urządzenia mobilne

eRENT to aplikacja mobilna przeznaczona dla pracowników wypożyczalni. Umożliwia wydanie lub zdanie pojazdu za pomocą tabletu lub smartfonu. Generuje elektroniczne protokoły i umowy najmu, ze zdjęciami i podpisem na ekranie urządzenia mobilnego. Aplikacja służy też do wprowadzania transferów (relokacji) i dyżurów (przejazdów służbowych pracowników).

Dodaliśmy nowe możliwości do aplikacji mobilnej eRENT, zintegrowanej z systemem Flota Rent.

Poniżej aktualna lista modułów i funkcjonalności aplikacji eRENT:

  1. Moduł podstawowy - wydanie pojazdu z rezerwacji i zdanie, elektroniczne umowy i protokoły z podpisem, zdjęcia
  2. Moduł Wydanie bez rezerwacji - wydanie pojazdu bez wcześniejszego zlecenia (rezerwacji) z funkcją dopisywania nowego klienta
  3. Moduł zaawansowanej wyceny - edycja wyceny najmu w zakresie dodawania opłat dodatkowych (np. fotelik, podstawienie) oraz zaliczek, kaucji itp.
  4. Moduł kontroli wyposażenia - "check-lista" do zaznaczania stanu pojazdu przy wydaniu i zwrocie z funkcją przenoszenia na protokół
  5. Moduł Transfery i Dyżury - wprowadzanie przejazdów służbowych przez pracowników wypożyczalni (transfer / relokacja / dyżury służbowe)
  6. Moduł Przelogowanie użytkownika - możliwość pracy wielu osób na jednym urządzeniu mobilnym za pomocą funkcji przelogowania użytkownika
  7. Moduł Różnej grafiki pojazdu - wyświetlanie różnej grafiki pojazdu podczas zaznaczania uszkodzeń, w zależności od kategorii pojazdu
  8. Moduł wyświetlania listy załączników - np. przy wpisywaniu zdania pojazdu, wyświetlenie protokołu i umowy najmu z wydania
  9. Moduł kontroli stanu opon - wyświetla listę opon z kartoteki opon przy wprowadzaniu wydania i zwrotu pojazdu (rodzaj opony, marka, oznaczenie)
  10. Funkcja automatycznego włączania aparatu fot. urządzenia mobilnego ? przy zaznaczaniu nowej szkody pojazdu lub zabrudzenia
  11. Funkcja automatycznego wysyłania powiadomienia email do działu szkód ? przy zaznaczaniu nowej szkody pojazdu
  12. Funkcja automatycznego odświeżania listy zleceń ? brak konieczności ręcznego odświeżania listy zleceń
  13. Funkcja wyświetlania listy "To-do" ? jedna wspólna lista zleceń najmu do wydania i odbioru z przypisaniem zlecenia przez konkretnego pracownika wypożyczalni. Pracownik samodzielnie wybiera dane zlecenie do realizacji, co powoduje ukrycie go dla innych pracowników
  14. Moduł najmu "z OC sprawcy" ? rozbudowane formatki w zakresie danych szkody, właściciela pojazdu, pojazdu uszkodzonego. Generowanie dodatkowych dokumentów np. cesja, upoważnienia itp.
  15. Funkcja generowania dedykowanych dokumentów najmu dla różnych ZLECAJĄCYCH (np. dla danej firmy assistance będą generowane inne szablony umowy najmu niż standardowe)
  16. Moduł integracji aplikacji eRENT z GPS ? pobieranie stanu licznika przy wydaniu i zdaniu z GPS (zamiast ręcznie)
  17. Funkcja blokady edycji wprowadzonych danych przed złożeniem podpisów ? po wprowadzeniu wszystkich danych wynajmu, możliwość złożenia podpisów odblokuje się po naciśnięciu przycisku potwierdzającego. To spowoduje brak możliwości edycji wcześniej wprowadzonych informacji
  18. Moduł Regulaminy ? wyświetlanie linków do regulaminu wypożyczalni w aplikacji eRENT przy wydaniu pojazdu
picture picture picture

12. Aktualizacja systemu Flota do najnowszej wersji

Główne zalety:

zgodność z przepisami prawno-podatkowymi, szereg ulepszeń, poprawek, funkcji

  1. Pojazdy wynajmowane dla klientów są objęte możliwością odliczania 100% VAT od kosztów, pod warunkiem ewidencji przejechanych kilometrów. Ustawodawca określił, jakie warunki powinien spełniać raport ewidencji kilometrów. System Flota Rent jest zgodny z tymi przepisami i zbierając dane z wielu źródeł, umożliwia wygenerowanie raportu ewidencji przejazdów samochodów.

  2. System Flota jest zgodny z aktualnymi przepisami dotyczącymi podatku dochodowego oraz rozliczania leasingu od 01.01.2019

  3. System jest zgodny z RODO, zawiera mechanizm ewidencji zgód dotyczących danych osobowych, zgód marketingowych, udostępniania danych osobowych, pseudoniminizacji danych, wnoszenia sprzeciwów itp.

  4. System jest zgodny z aktualnymi przepisami oraz regularnie aktualizowany w przypadku zmian przepisów dotyczących sprawozdania JPK

MODUŁY W TRAKCIE REALIZACJI

13. Link do płatności w e-mailu do klienta

Główne zalety:

usprawnienie procesu płatności za wynajem

Wprowadzimy mechanizm generowania wiadomości email z linkiem do płatności internetowej. W momencie wystawienia faktury lub faktury pro forma, zostanie wygenerowany link do płatności internetowej i wysłany emailem do klienta.

14. Pełna automatyzacja pracy wypożyczalni w układzie carsharingowym

Główne zalety:

wypożyczalnia na zasadach carsharingu

Klienci chcą wypożyczać auta szybciej i łatwiej ? tak jak auta na minuty. Wypożyczalnie chcą zmniejszać koszty obsługi. Dlaczego nie połączyć świata tradycyjnych wypożyczalni ze światem carsharingu? Przecież mamy doświadczenie w obu tych dziedzinach. Zapraszamy do wejścia na nowym poziom wynajmu samochodów.