FLOTA Rent Rent a Car

Grafik rezerwacji wynajmu

Moduł rezerwacji pojazdów umożliwia prowadzenie grafiku rezerwacji oraz wydań i zdań pojazdów. Graficzna forma ułatwia szybką analizę stanu oraz aktualizację danych. Program umożliwia płynne przechodzenie między grafikiem a szczegółami dokumentów związanych z wypożyczeniem. Wygląd grafiku rezerwacji można zmieniać według potrzeb Użytkownika (kolorystyka, sortowanie itp.).

Kartoteka wynajmu pojazdów

Kartoteka wynajmu jest ściśle powiązana z grafikiem rezerwacji. Są tutaj przechowywane dane na temat:

• kto i kiedy wynajmuje pojazd
• informacje o miejscu wydania i zdania
• status – rezerwacja/wydano/zdano
• kto obsługiwał klienta
• rozliczenie finansowe wypożyczenia
• uwagi przy wydaniu/zdaniu pojazdu

Dokumentacja wynajmu/fakturowanie

Program pozwala na automatyczne wydrukowanie protokołów zdawczo-odbiorczych i umów najmu.

Wydruki można dopasować do własnych potrzeb (np. ustawić rozkład pól, wstawić logo firmy itp.).

Kolejną funkcją jest moduł fakturowania klienta z tytułu wynajmu i innych usług z tym związanych.

Faktury przechowywane są w oddzielnej kartotece, z której szybko można przejrzeć oryginał lub wystawić kopię, duplikat lub korektę faktury.

Istnieje możliwość eksportowania faktur do pliku i wysyłania klientom w formie elektronicznej.

Rozliczenie wynajmu

Rozliczenie finansowe wynajmu odbywa się automatycznie na podstawie wcześniej zdefiniowanych przez użytkownika cenników. Zawsze jednak Operator ma możliwość ręcznego wprowadzenia zmian w rozliczeniu według potrzeby.

Automatyczne mechanizmy w systemie przypisują odpowiedni cennik do danej klasy pojazdu, rozpoznają okresy weekendowe oraz monitorują limity kilometrowe, w wyniku czego obciążają klienta odpowiednimi stawkami za wynajem.

Dane klientów

W kartotece klientów są przechowywane:

• dane osób prywatnych i firm wypożyczających samochody
• dane osobowe osób pobierających i zdających pojazdy
• dane teleadresowe klienta, osoba kontaktowa
• dane bankowe oraz sposób i warunki płatności
• dowolne uwagi dotyczące klienta

Statystyka, raporty, zestawienia

Możliwości statystyczne obejmują:

• wykorzystanie pojazdów pojedynczo i w grupach przez klientów wypożyczalni
• zestawienia administracyjne oraz raporty kosztowe dotyczące pojazdów
• analizy rentowności wypożyczalni (wpływy a koszty)
• tworzenie własnych zestawień i analiz